LA INTELIGENCIA EMOCIONAL COMO CLAVE PARA LA IMPLEMENTACION DE UNA PMO
Elias A. Sanchez Gutierrez, Ing., Msc (c )
RESUMEN:
Este articulo trata de explorar la implementación de una oficina de gestión de Proyectos (PMO), pero centrada en las personas y de tal forma de aplicar la Inteligencia Emocional (IE), puedan cumplir con los objetivos, generar un ambiente de trabajo positivo y que los lideres puedan resolver cualquier conflicto que se presente. Al aplicar los conceptos de inteligencia emocional, los líderes de la PMO pueden mejorar la forma en que gestionan los proyectos y el equipo. Esto contribuye a un entorno de trabajo más positivo, a relaciones más sólidas y a un mayor éxito en la implementación de proyectos según los parámetros del PMI.
INTRODUCCIÓN
El propósito del presente artículo es compartir una buena práctica sobre la aplicación de la inteligencia emocional en la implementación de una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) basada en la metodología del PMI (Project Management Institute). En la mayoría de las consultorías realizadas en organizaciones, al tratar de ayudar, se observa una alta rotación de colaboradores en algunas áreas y numerosos conflictos entre los líderes de esas áreas. Además, se evidencia un trabajo en equipo poco eficiente.
Las empresas están constantemente en un proceso de cambio con el fin de ofrecer un mayor valor a través de sus productos y servicios. La aplicación de la inteligencia emocional puede desempeñar un papel crucial en la implementación de una PMO, ya que contribuye a establecer conexiones sólidas entre los líderes y los colaboradores de cada área, fortaleciendo así el trabajo en equipo. De esta manera, los profesionales en Gestión de Proyectos pueden estar mejor preparados para influir positivamente en el rendimiento a través de una comunicación efectiva y una atención cuidadosa hacia los miembros del equipo.
Desde mi punto de vista, la implementación de una PMO se divide en dos partes: la primera se relaciona con las habilidades blandas que están presentes en cada fase de la estructura de la PMO, las cuales se abordarán en este artículo. La segunda parte, que se enfoca en la estructura de la PMO, se tratará en un artículo posterior.
LA INTELIGENCIA EMOCIONAL EN LA IMPLEMENTACIÓN DE UNA PMO
La inteligencia emocional (IE) desempeña un papel fundamental en la comprensión y el control de nuestras emociones y las de los demás. Al aplicar la IE en la implementación de una Oficina de Gestión de Proyectos basada en la metodología del PMI, podemos mejorar la comunicación, la toma de decisiones y, sobre todo, la resolución de conflictos.
El director de proyectos debe ser una persona que esté al servicio del equipo y de los stakeholders, además de ser capaz de reconocer, evaluar y responder a las interacciones del sistema. También debe asegurarse de que exista un ambiente de colaboración saludable y evaluar los riesgos, centrándose en la generación de valor para alcanzar el estado futuro previsto.
Al aplicar la inteligencia emocional, los líderes de proyectos capacitan a sus equipos para afrontar el cambio con una mentalidad centrada en las personas.
Para aplicar la inteligencia emocional en la implementación de una PMO, me baso en las enseñanzas de Daniel Goleman en su libro “Inteligencia Emocional”. El autor argumenta que la inteligencia emocional es un factor crucial para el éxito tanto personal como profesional, incluso más importante que el coeficiente intelectual. Esta perspectiva resulta interesante al aplicarla en la implementación de una PMO, complementando así el desarrollo y el éxito de la misma.
Al enfocarnos en las personas y permitir que los líderes de las PMOs desarrollen su potencial, podemos seguir estos pasos:
1. Autoconciencia: Los líderes de las PMOs deben comprender sus emociones y cómo afectan la toma de decisiones y la interacción con los demás. De esta forma, podrán regular sus emociones y comportamientos para mantener un entorno de trabajo positivo y productivo en todas las áreas, alcanzando las metas deseadas.
2. Autorregulación: Esta habilidad incluye la gestión del estrés, mantener la calma en situaciones difíciles y adaptarse eficazmente al cambio. Ayuda a mantener la estabilidad emocional y permite tomar decisiones racionales durante la implementación del proyecto.
3. Empatía: Comprender las necesidades y preocupaciones de los miembros del equipo, especialmente de las partes interesadas del proyecto (stakeholders), es fundamental. Los líderes de PMO deben ponerse en el lugar de los demás, escuchar activamente y demostrar comprensión. Esto contribuirá a crear una atmósfera de colaboración, confianza y apoyo mutuo en el equipo.
4. Habilidades sociales: La comunicación efectiva y la construcción de conexiones sólidas son fundamentales para el éxito de la PMO. Los líderes de la PMO deben comunicarse con claridad, influir positivamente en los demás y construir alianzas sólidas con las partes interesadas del proyecto.
5. Motivación: La motivación es una herramienta poderosa si se utiliza correctamente, y el líder de la PMO debe ser capaz de motivar y mantener comprometido al equipo. Según el psicólogo estadounidense Abraham Maslow, la motivación es el impulso que impulsa al ser humano a satisfacer sus propias necesidades. La motivación emocional implica crear un entorno que inspire a los demás, reconozca y recompense los logros, y fomente el entusiasmo y el propósito en el trabajo.
CÓMO IMPLEMENTAMOS LA INTELIGENCIA EMOCIONAL EN LA IMPLEMENTACIÓN DE UNA PMO EN UNA ORGANIZACIÓN
1. Evaluación Inicial:
– Realiza un análisis de la cultura organizacional existente y evalúa el nivel de inteligencia emocional presente en los líderes y miembros del equipo.
– Identifica las áreas en las que se puede mejorar la inteligencia emocional y cómo esto puede impactar en la implementación de la PMO.
Indicadores Clave de Desempeño (KPI):
– Porcentaje de líderes y miembros del equipo que participan en la evaluación inicial de la inteligencia emocional.
– Puntuación promedio obtenida en la evaluación de la inteligencia emocional de la organización.
2. Formación en Inteligencia Emocional:
– Diseña y ofrece programas de formación en inteligencia emocional para los líderes de la PMO y los miembros del equipo.
– Aborda temas como autoconciencia, autorregulación, empatía, habilidades sociales y motivación emocional.
– Proporciona herramientas prácticas y técnicas para el desarrollo de estas habilidades emocionales.
Indicadores Clave de Desempeño (KPI):
– Porcentaje de líderes y miembros del equipo que completan con éxito los programas de formación en inteligencia emocional.
– Evaluación de retroalimentación de los participantes sobre la utilidad y efectividad de los programas de formación.
3. Liderazgo Emocional:
– Los líderes de la PMO deben ser modelos a seguir en términos de inteligencia emocional.
– Fomenta que los líderes demuestren autoconciencia, autorregulación y empatía en su forma de gestionar proyectos y relacionarse con el equipo.
– Ofrece oportunidades para que los líderes reciban retroalimentación sobre su desempeño emocional y brinda apoyo para su desarrollo continuo.
**Indicadores Clave de Desempeño (KPI):
– Evaluación de 360 grados sobre el desempeño emocional de los líderes de la PMO.
– Porcentaje de líderes que muestran mejoras en sus habilidades emocionales basadas en la retroalimentación recibida.
4. Comunicación Efectiva:
– Promueve una comunicación abierta y clara dentro de la PMO y con los interesados en los proyectos.
– Enfatiza la importancia de escuchar activamente, comprender las necesidades y preocupaciones de los demás, y expresar los mensajes de manera empática y efectiva.
Indicadores Clave de Desempeño (KPI):
– Porcentaje de proyectos en los que se implementan prácticas de comunicación efectiva según las pautas establecidas.
– Número de problemas o malentendidos de comunicación reportados en los proyectos.
5. Gestión del Cambio:
– La implementación de una PMO puede generar resistencia y emociones negativas en la organización.
– Fomenta la empatía y la comprensión hacia aquellos que pueden sentirse amenazados o incómodos con el cambio.
– Proporciona apoyo emocional, comunica los beneficios del cambio y muestra una actitud positiva y optimista.
Indicadores Clave de Desempeño (KPI):
– Porcentaje de resistencia al cambio identificada y abordada en los proyectos.
– Evaluación de satisfacción de los interesados sobre la gestión del cambio en la implementación de la PMO.
6. Resolución de Conflictos:
– Ofrece entrenamiento en habilidades de resolución de conflictos y fomenta un enfoque colaborativo.
– Ayuda a los líderes y miembros del equipo a manejar los conflictos de manera constructiva, reconociendo y gestionando las emociones involucradas.
**Indicadores Clave de Desempeño (KPI):**
– Tiempo promedio requerido para resolver los conflictos identificados en los proyectos.
– Porcentaje de conflictos resueltos de manera satisfactoria y constructiva.
7. Evaluación y Seguimiento:
– Establece indicadores de desempeño relacionados con la inteligencia emocional y evalúa regularmente el progreso y el impacto de la aplicación de la inteligencia emocional en la PMO.
– Realiza encuestas de satisfacción y retroalimentación para medir la percepción del equipo y los interesados sobre el nivel de inteligencia emocional en la implementación de la PMO.
**Indicadores Clave de Desempeño (KPI):**
– Número de indicadores de desempeño relacionados con la inteligencia emocional definidos y seguidos regularmente.
– Resultados de las encuestas de satisfacción y retroalimentación sobre el nivel de inteligencia emocional en la implementación de la PMO.
CONCLUSIÓN
La aplicación de la inteligencia emocional en la implementación de una PMO es un proceso continuo que requiere el compromiso y la participación de todos los miembros de la organización. Este modelo proporciona una guía para desarrollar y fortalecer las habilidades emocionales necesarias para el éxito en la gestión de proyectos. Los KPIs mostrados pueden adaptarse a las necesidades y contextos específicos de la organización. Se recomienda establecer indicadores claros y medibles para evaluar el avance y la eficiencia en la aplicación de la inteligencia emocional en la implementación de la PMO.
