Inicio / Estrategia e innovación - Operaciones y Tecnologías de la Información - Procesos, proyectos, operaciones y cadena de suministro - Tecnologías de la información / PMO y transformación digital: Un enfoque estratégico para el éxito empresarial

PMO y transformación digital: Un enfoque estratégico para el éxito empresarial

Autor: ESAN Intelligence

*Articulo elaborado con el apoyo de Brisseth Parina.

Introducción

Hoy en día, la noción de transformación digital (TD) se ha difundido ampliamente debido a su influencia en la cadena de valor, su agilidad en la adaptación a las demandas cambiantes del consumidor y su potencial para aumentar los ingresos netos de las organizaciones. Se estima que esta tendencia podría generar ganancias de hasta $100 billones para el año 2025 (World Economic Forum, 2017). Estas cifras resultan atractivas para muchas empresas y tienen un impacto significativo en su decisión de emprender proyectos de gran envergadura. Sin embargo, surge la pregunta de hasta qué punto logran llevar a cabo con éxito dicha transformación. Según Boston Consulting Group (2020), aproximadamente el 70% de los proyectos fracasan debido a diversos factores, incluida la resistencia cultural dentro de las organizaciones. Además, Gartner Corporate Headquarters (2020) revela que el 53% de las empresas aspiran a la TD debido a las promesas de rentabilidad a largo plazo, pero muchas veces no tienen una comprensión clara del alcance y los desafíos involucrados, lo que resulta en una preparación incierta. Para una empresa que no está tecnológicamente madura, planificar y ejecutar una estrategia eficaz de transformación digital se convierte en un desafío considerable. Por esta razón, una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO, por sus siglas en inglés) se vuelve esencial para abordar estos desafíos a través de una efectiva gestión del cambio. 

Desde esta perspectiva, el objetivo principal de este artículo es explicar cómo las PMO lideran con éxito proyectos de transformación digital. Para lograrlo, es fundamental definir tres conceptos clave: PMO, gestión del cambio y transformación digital.

A. PROJECT MANAGEMENT OFFICE

Según el informe del PMI (2021), una Oficina de Gestión de Proyectos representa una entidad de gestión que establece estándares para la gobernanza de proyectos y cuyas responsabilidades se resumen en las actividades de planificación, organización, supervisión y control. El propósito fundamental de esta entidad es guiar de manera eficaz la ejecución de proyectos en lo que respecta a su calendario, presupuesto, calidad y gestión de riesgos.

B. GESTIÓN DE CAMBIO

La gestión del cambio tiene un enfoque completo, recurrente y organizado para guiar a individuos, grupos y organizaciones desde su situación actual hacia un estado futuro donde se materializan los beneficios deseados (PMI, 2021). En términos más simples, se trata del proceso que prepara a las personas para adaptarse a la modificación de sus rutinas y procesos.

A lo largo del tiempo, han surgido diversos modelos para abordar la gestión del cambio (Ver Figura 1). La guía PMBOK resalta que el modelo de Kotter lidera las propuestas de gestión del cambio con un enfoque “de arriba hacia abajo”. Este busca generar una sensación de urgencia que promueva la necesidad de cambio desde los niveles más altos de la organización hasta los más bajos (PMI, 2021).

Figura 1

Modelos para gestionar el cambio desde las PMO

Fuente: Guía PMBOK

Elaboración: ESAN Intelligence

C. TRANSFORMACIÓN DIGITAL

“La transformación digital es la integración de tecnología digital en todas las áreas de una empresa, cambiando fundamentalmente la forma en que opera y brinda valor a sus clientes” (Gestión, 2019). De forma similar, Adler (s.f) agrega que implica cambiar las formas de trabajo en base al uso de herramientas disruptivas como la automatización y la inteligencia artificial, y en general busca mejorar el rendimiento de las organizaciones. A nivel internacional, empresas como General Electric, T-Mobile y Zara destacan por su alto grado de desarrollo tecnológico mientras que la compañía minera Buenaventura lidera a nivel nacional.

Ventajas de la transformación digital:

  • Optimización de la productividad
  • Disminución de errores; por ende, de costos.
  • Clientes más satisfechos
  • Fortalecimiento de la cultura de innovación

Para indicar el nivel de desarrollo en TD, se han desarrollado múltiples modelos. Un ejemplo es el de MIT y Capgemini Consulting que propone cuatro niveles de desarrollo (Ver Tabla 1).

Tabla 1

Niveles de madurez digital – Modelo MIT y Capgemini Consulting 2011

Fuente: Chanias & Hess, 2016, como se citó en Alfaro et. al, 2021.

Correlación de PMO y transformación digital

La transformación digital se establece como un objetivo primordial para la mayoría de las empresas en el contexto actual, caracterizado por la digitalización y la influencia de las tecnologías emergentes. Sin embargo, no es la única barrera que deben afrontar, ya que también se encuentran ante el desafío de la transformación cultural (Buenaventura, 2021). Este último concepto implica una redefinición de las creencias, valores y metas empresariales, lo que conlleva una intervención en los aspectos no visibles de la organización (Guevara, 2017). Abordar la transformación cultural resulta igual de complejo que la transformación digital.

De ahí que los dirigentes al mando de una Oficina de PMO deban contar con las competencias y habilidades necesarias para liderar una empresa. Para respaldar este argumento, el estudio de Alfaro et al. (2021), titulado “La Influencia del Liderazgo en el Nivel de Desarrollo de Transformación Digital en las Organizaciones,” sostiene que el liderazgo transformacional, que se enfoca en interiorizar el valor organizativo entre los colaboradores, ejerce un impacto más significativo que el liderazgo transaccional, que se centra en sancionar y recompensar actividades, en el proceso de transformación digital de la compañía. En términos cuantitativos, la investigación revela que existe una relación positiva entre el liderazgo transformacional y el grado de desarrollo de la transformación digital, con un coeficiente de correlación de 0.315 que define una relación moderada entre las variables. Por lo tanto, en el contexto de un proyecto TD, donde la resistencia al cambio representa uno de los principales obstáculos, resulta esencial que los líderes transformacionales demuestren flexibilidad y capacidad de adaptación para inspirar a todos los individuos a adoptar una mentalidad orientada hacia la adaptación al cambio.

Gestión de cambio por las PMO  durante la transformación digital de las organizaciones

Es ampliamente reconocido que la participación de una PMO en el proceso de Transformación Digital es esencial, ya que esta entidad es la encargada de analizar la situación del personal y elaborar un plan estratégico que facilite la adaptación. Según las necesidades específicas de la organización, esta área elige el modelo que mejor se ajusta a sus requerimientos. Para una explicación más concreta, este segmento se centra en el enfoque de Kotter aplicado en el proyecto de TD de la Compañía Minera Buenaventura, tomando como referencia el artículo “Innovando para construir la minería del futuro” publicado en la Revista La PICSA.

Figura 2

Resumen: Aplicación del Modelo de Kotter en la transformación digital de la empresa minera Buenaventura

Fuente: Guía PMBOK

Elaboración: ESAN Intelligence

Pasos para liderar con éxito el cambio desde la perspectiva de Kotter

Paso 1: Crear urgencia

La fase inicial consiste en la identificación de factores externos que representan tanto amenazas como oportunidades para la empresa. Para Buenaventura, las restricciones sanitarias ocasionadas por la pandemia y el surgimiento de tecnologías emergentes han remarcado la necesidad imperante de llevar a cabo una transformación digital en su estructura organizativa.

Paso 2: Formar una coalición poderosa

Identificar líderes con características transformadoras no es una tarea sencilla. Estos líderes deben ser individuos cuya capacidad para influir y empatizar sea sustancial, con el propósito de ejercer un impacto significativo en la consecución de los objetivos empresariales. En 2018, Buenaventura contrató a Ignacio Agramunt para liderar la recién creada Gerencia de Innovación. Sus principios están fundamentados en la firme convicción de que la innovación constituye una disciplina esencial y otorga un gran valor a la integración de nuevas tecnologías tanto en las áreas operativas como en las de apoyo.

PASO 3: Crear una visión para el cambio

Es fundamental establecer una visión que inspire la aceptación de la Transformación Digital. En este escenario de análisis, el líder del área promulga su ideal de la innovación como un componente intrínseco del ADN de la empresa minera. Según las palabras de Agramunt (como se citó en Buenaventura, 2021), la compañía minera busca “…crear espacios para la innovación y fomentar la tolerancia al error. Innovar implica cometer errores, y debemos estar dispuestos a reconocer y recompensar a aquellos que recorren este camino”. Si se busca la adopción de una nueva filosofía de desarrollo, resulta esencial centrarse en la estructura jerárquica y comenzar el proceso de cambio desde los niveles superiores para consolidarlo en la base de la organización.

PASO 4: Comunicar la visión

A lo largo del proceso de cambio, la Oficina de Gestión de Proyectos se encarga de asegurar una constante reiteración de la nueva visión, subrayando su relevancia y los beneficios que aportará a largo plazo. La empresa minera, por su parte,  opta por reuniones corporativas mensuales y la comunicación a través de publicaciones en la revista La PICSA.

PASO 5: Eliminar los obstáculos

Se encuentran diversas barreras que obstaculizan el exitoso desarrollo del proceso de cambio. La identificación y posterior eliminación de obstáculos, tales como la resistencia al cambio, la inflexibilidad y la deficiente comunicación, entre otros factores, resultan esenciales para avanzar de manera efectiva. Frente a estos desafíos, el departamento de Innovación en Buenaventura persigue dos objetivos primordiales:

  • Comunicar los cambios a nivel de innovación y mejoras operativas, destacando la continua contribución de los colaboradores.
  • Facilitar la transformación cultural de la organización para adoptar las nuevas tecnologías y métodos operativos en los procesos.

PASO 6: Crear ganancias a corto plazo

El proceso de transformación digital constituye un proyecto de larga duración. Para supervisar el progreso hacia los objetivos establecidos, resulta imperativo establecer hitos en el proyecto que refuercen el avance del cambio. A modo de ilustración (Ver Figura 3), se presenta el plan estratégico de operaciones en Buenaventura. En la parte superior se categorizan las fases de la transformación digital, mientras que en la parte inferior se detalla el grado de cumplimiento tanto en plantas como en minas con respecto al avance en la Transformación Digital (TD).

Cambios a nivel operacional
  • Teleoperación de planta de procesos (El Brocal)
  • Telemetría de equipos perforadores de taladros largos (Uchucchacua)
  • Uso de analítica en procesos de planta (El Brocal)
  • Control avanzado de procesos (Tambomayo)
  • Estudio conceptual para usar energía solar en San Gabriel
  • Estudio conceptual para hacer de San Gabriel una mina eléctrica

Figura 3

Hoja de ruta (Roadmap) de transformación digital de las operaciones de Buenaventura

Fuente: La PICSA

Elaboración: ESAN Intelligence

PASO 7: Construir sobre el cambio

Se hace alusión a la constante mejora en el Desarrollo Tecnológico. Tras alcanzar con éxito los objetivos de corto plazo establecidos inicialmente, se aconseja la formulación de una nueva serie de metas con el propósito de fortalecer y perfeccionar los logros previamente obtenidos. La empresa minera reconoce sus logros y planea replicarlos y mejorarlos en otras instalaciones bajo su supervisión. Por ello, ha fusionado los departamentos de Innovación y Mejora Continua, buscando la alineación de ambas áreas.

PASO 8: Anclar los cambios en la cultura corporativa

Por último, una PMO debe fomentar la internalización de los nuevos objetivos de la organización.Es evidente que la transformación digital no se trata de una transición sencilla; por el contrario, demanda la colaboración y aceptación de los empleados a lo largo de todo el proceso. En particular, la empresa minera ha reformulado su filosofía, instaurando un lema que inspira la imperante necesidad de adaptarse al cambio.

Conclusión

Para concluir, es importante entender que debido al entorno volátil, resulta innegable que solo las empresas ágiles y estratégicas podrán enfrentar con éxito las demandas cambiantes. La TD se ha erigido como una respuesta esencial a las necesidades tanto de las empresas como de los consumidores; por lo tanto, la gestión de su implementación demanda una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) capaz de abordar de manera efectiva la resistencia al cambio que suele manifestarse en este proceso.

Referencias:

Autores:
Etiquetas:
Categoria:

Comparte en:

«
»

Otros artículos de interés